Workflow / องค์กรภายใน
ระบบอนุมัติเอกสารหรือคำขอภายในองค์กร
องค์กรที่มีคำขอผ่านหลายแผนก เช่น คำขอซื้อของ คำขออนุมัติงบ หรือคำขอลา มักส่งเอกสารทางอีเมลหรือกระดาษ ทำให้ไม่รู้ว่าคำขอค้างอยู่ที่ใครและใช้เวลานานเกินจำเป็น
ปัญหาปัจจุบัน
คำขอค้างอยู่ระหว่างทางโดยไม่มีใครรู้ว่าอยู่ที่ขั้นตอนไหน ทำให้งานที่ควรอนุมัติภายในไม่กี่วันใช้เวลาเป็นสัปดาห์ และไม่มีประวัติย้อนหลังให้ตรวจสอบ
Before
Workflow เดิม
- ผู้ขอกรอกแบบฟอร์มกระดาษหรือส่งอีเมลหาแผนกที่เกี่ยวข้อง
- เอกสารเดินทางผ่านหลายคนตามลำดับที่ไม่ได้เขียนไว้ชัดเจน
- ผู้อนุมัติบางคนไม่เห็นคำขอเพราะอีเมลตกหล่นหรือไม่ได้เปิดอ่าน
- ผู้ขอต้องโทรหรือเดินไปถามเองว่าคำขอถึงไหนแล้ว
Friction
จุดที่เสียเวลา
After
Workflow ที่ออกแบบใหม่
- ผู้ขอกรอกคำขอผ่านฟอร์มออนไลน์เดียว พร้อมเอกสารแนบครบ
- ระบบส่งคำขอไปยังผู้อนุมัติตามลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้าอัตโนมัติ
- ระบบแจ้งเตือนผู้อนุมัติที่ยังไม่ตอบ และเลื่อนขั้นเมื่ออนุมัติแล้ว
- ทุกคำขอมีสถานะและประวัติที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ทุกขั้นตอน
Interface preview
เมื่อ Workflow มองเห็นได้ในหน้าเดียว
Approval operations
คำขอที่รอการอนุมัติ
PR-2026-0084 · จัดซื้ออุปกรณ์
Workflow status
ตรวจเอกสารครบแล้ว
หัวหน้าแผนกอนุมัติแล้ว
แจ้งเตือนฝ่ายการเงินแล้ว
Responsibility
แบ่งงานระหว่างระบบกับคนให้ชัด
ระบบจัดการงานซ้ำ
ระบบช่วยจัดหมวดหมู่คำขอและเตือนผู้อนุมัติที่ค้าง แต่ไม่ตัดสินใจอนุมัติแทนคน
- ✓รับคำขอและเอกสารแนบ
- ✓จัดประเภทคำขอ
- ✓ส่งตามลำดับอนุมัติ
- ✓แจ้งเตือนรายการค้าง
- ✓บันทึกประวัติทุกขั้น
มนุษย์ตัดสินใจเรื่องสำคัญ
ผู้อนุมัติแต่ละคนยังคงเป็นผู้ตัดสินใจอนุมัติหรือปฏิเสธด้วยตัวเอง ระบบทำหน้าที่ทำให้เห็นภาพและเร่งความเร็วเท่านั้น
- ✓ตรวจรายละเอียดคำขอ
- ✓อนุมัติหรือปฏิเสธ
- ✓ส่งกลับเพื่อแก้ไข
- ✓ตัดสินใจกรณีนอกเงื่อนไข
Example outcome
ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ตั้งเป้าวัด
เวลาอนุมัติเฉลี่ย
จุดติดตามอัตโนมัติ
6 จุด ตั้งแต่รับคำขอถึงแจ้งผลเอกสารตกหล่น
ลดลง มีสถานะและประวัติทุกคำขอเริ่มจากคำขอประเภทเดียวที่มีปริมาณมากที่สุดก่อน ใช้เวลาราว 3 สัปดาห์ถึงใช้งานจริง แล้วค่อยขยายไปคำขอประเภทอื่น
มี Workflow ที่คล้ายกันในธุรกิจของคุณไหม?
ไม่จำเป็นต้องเป็นธุรกิจประเภทเดียวกัน เพราะ Workflow แบบเดียวกันสามารถปรับใช้กับงานรับเรื่อง อนุมัติ ติดตาม และบริการลูกค้าในหลายอุตสาหกรรมได้ ดูบริการทั้งหมดของ MurphyX หรือขั้นตอนการทำงานของเรา
เริ่มคุย Workflow